Ufficio Stampa

Come gestire i rapporti con i mezzi di comunicazione di massa

L’ufficio stampa è la struttura che si occupa dell’informazione da destinare all’esterno dell’organizzazione cioè dell’attività di comunicazione ai mezzi di informazione di massa.

Cosa fa un ufficio stampa

La funzione principale di questo ufficio è quella di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dall’interno dell’ente/organizzazione verso gli organi di informazione.
I suoi principali interlocutori sono i mass media: quotidiani, radio, tv, riviste, ecc. in grado di raggiungere precisi e circoscritti target di utenza così come il pubblico di massa in generale.
L’ufficio stampa svolge molteplici attività quali:
-organizzare la raccolta e l’archiviazione della documentazione di base inerente l’organizzazione (il piano di comunicazione, le strategie di sviluppo dell’ente, informazioni sui prodotti o servizi erogati, biografie, profilo storico, foto e immagini, video, ecc.);
-rassegna stampa quotidiana, elaborazione dossier tematici,
-verificare fonti, notizie, riferimenti all?attività e reperire documentazione;
-curare una serie di rapporti personali con giornalisti, addetti stampa, personaggi della politica, del sindacato, della cultura quali destinatari dell’informazione;
-promuovere e organizzare particolari eventi, conferenze e manifestazioni;
-individuare i punti di forza dell’organizzazione utili alla promozione della stessa.

Gli strumenti operativi di un ufficio stampa

La necessità di dotarsi di un’adeguata strumentazione tecnico-operativa diventa condizione irrinunciabile per il lavoro dell’ufficio stampa: computer, telefono, fax, fotocopiatrice, televisore, registratore, radio, connessione ad almeno una agenzia di stampa, elenchi aggiornati di giornalisti, giornali e periodici essenziali, elenchi telefonici.
E’ importante adeguare la struttura tecnica a quella operativa.

Chi lavora nell’ufficio stampa

Secondo l’art.9 comma 3 della legge 150/2000: ’’L’ufficio stampa è diretto da un coordinatore, che assume la qualifica di capo ufficio stampa, il quale, sulla base delle direttive impartite dall’organo di vertice dell’amministrazione, cura i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di interesse dell’amministrazione".

Articolo tratto da urp.it